Att bygga upp ett körarkiv

Att arkivera körers papper är viktigt, och det av flera skäl. Kören själv kan ha nytta av att ha sin historia samlad, både för praktiska ändamål och för framtida behov av att kunna se tillbaka på sin verksamhet. Ortens historieskrivning kan också berikas av körens papper, och de kan i ett större perspektiv vara en intressant källa för studier av regionens och landets musik­historia, för personhistoria, kort sagt för framtida historieskrivning.

 

En aktiv insats kan behövas av någon i kören – förslagsvis en utnämnd körarkivarie – för att samla in dessa papper, t.ex. brev som blivit liggande hos de personer som tagit emot dem, eller foton som stannat kvar hos körfotografen. Obs! Arkivet bör inte blandas ihop med notbibliotek eller lager av diverse material som kören kan vilja ha tillgång till. Det är också bra att ställa sig frågan om ett dokument verkligen speglar körens verksamhet. Det kan vara onödigt att spara på sådant som inte gör det.

 

För arkivets skötsel kan man rådgöra med ett landsarkiv eller ett folkrörelsearkiv. På sikt är det också bra att kunna lämna ifrån sig körarkivet till en sådan institution.

 

Här har ett försök gjorts att anpassa det s.k. Allmänna arkivschemat, som är vedertaget för svenska arkiv, till körers behov. Bokstäverna står i schemat för olika materialtyper, och ”luckorna i alfabetet” uppstod genom en del hopbakningar och överhoppningar som vi gjort (kartor och statistik är t.ex. inte nödvändiga kategorier här). Även om bokstäverna i sig inte är oundgängliga kan de vara en hjälp för att strukturera arkivet.

 

Något bör sägas om information som kören vill arkivera i digital form. Det f.n. bästa lagringssättet är på CD-rom eller DVD. Skivorna bör för säkerhets skull kopieras om vart femte år. Tills frågan om digital långtidslagring fått en bättre lösning är  det säkraste dock att ta ut den viktiga informationen på papper eller mikrofilm.

 

Slutligen ska en motsättning nämnas mellan två sätt att arkivera. Det ena är den löpande arkiveringen av dokument i kronologisk ordning, som är den grundläggande principen. Det andra är skapandet av dossierer (= dokumentsamlingar) för vissa projekt etc., t.ex. körresor. Att samla alla dokument som gäller ett projekt i en särskild dossier har sina fördelar, men det kan samtidigt göra arkivet svårare att överblicka. Valet är förstås körarkivariens, men det skadar inte att vara medveten om den problematiken.

 

A     Protokoll med bilagor
       Årsberättelser
C     Dagböcker över repetitioner
       Kalendarier, terminsprogram etc.
       Krönikor
D     Matriklar, medlemslistor
       Notförteckningar
E     Korrespondens
       Här bör även sådan e-post läggas som bedöms
       tillräckligt viktig för att arkivera.
       En utskrift på papper rekommenderas!
F     Handlingar ordnade efter ämne
       Hit hör dossierer om körresor och andra större projekt
G     Räkenskaper
       Hit förs sådana handlingar som behövs för bokförings-
       och budgetarbete.
K     Fotografier
       Det är bra att spara fotografier för sig - de kan då
       särbehandlas, och kan slippa åldras i förtid.
       Det är naturligtvis viktigt att i tid göra anteckningar om
       upphovsman och om vad bilderna föreställer.
L     Trycksaker: tidningsklipp, konsertprogram och affischer
       Dessa kategorier bör samlas i varsin avdelning
Z     Ljudupptagningar och videoinspelningar
Ö     Övriga handlingar:
       Noter i originalhandskrift m.m.

 

Instruktion utarbetad av Anders Edling, 1:e bibliotekarie vid Universitetsbiblioteket och Gunnel Fagius, forskningssamordnare vid Uppsala universitets Körcentrum.

April 2005.